Imaginez votre patron vous demande un rapport et vous dit: « j’ai besoin de cela dans les meilleurs délais ». Qu’est-ce que cela veut dire? Pour vous cela peut vouloir dire « demain » ou « la semaine prochaine » ou encore « lorsque vous aurez terminé les autres tâches prioritaires qu’il vous a confié » alors que pour votre patron cela veut dire « maintenant »

Pour un  collègue qui n’a pas un sens élevé des priorités « les meilleurs délais » veut dire que ce n’est pas important du tout. A l’inverse un collègue qui a un sens élevé des priorités cette expression veut dire « maintenant » et le pousserait même à négliger une tâche plus importante.

Ces différentes interprétations d’une même expression crée des malentendus, des frustrations et est la source majeure de beaucoup de conflits dans le lieu de travail.

En tant que conseiller technique d’un ministère du gouvernement sénégalais, il m’arrivait de recevoir des notes estampillées du cachet « URGENCE SIGNALEE ». C’était tellement récurrent que cette mention passait inaperçue pour beaucoup de collègues. Et il n’y avait quasiment aucune différence entre les notes avec « URGENCE SIGNALEE » de celles sans « URGENCE SIGNALEE ». L’utilisation massive de cette expression lui vidait de tout son sens (si tant est qu’elle en ait un) – quand tout est urgent, rien n’est urgent en réalité.

Compter sur la bonne volonté, la bonne intention, la bonne interprétation  ou même la chance n’est jamais une stratégie qui mène à des résultats probants et conduit souvent à un chaos.

Un outil simple pour réduire les frustrations et augmenter la performance de vos équipes est de fixer une date précise de fin pour chaque engagement, chaque tâche, chaque action et faire le suivi régulièrement.  Il ne s’agit pas d’une vague intention mais d’un rendez-vous inscrit dans l’agenda de toutes les personnes concernées.

Arrêtez de dire « les meilleurs délais » et fixer une date précise de fin pour éliminer les ambiguïtés

Imaginez, vous venez de participer à une réunion présidée par votre patron pour analyser les problèmes liés à une baisse de performance du deuxième trimestre afin d’y remédier. A la fin de la réunion votre patron demande de lui préparer un plan d’action à lui présenter dans les meilleurs délais qui intégrerait les points discutés en réunion. Vous sortez de la réunion avec beaucoup de questions sans réponse: Qu’est ce qui doit être inclus dans ce plan d’action, qui doit faire quoi? Quand? Comment le vérifier?

Définir des actions claires et des dates précises de réalisation prévues et des responsables pour chaque action pour éliminer toute ambiguïté; cela ressemble à ceci:

A la fin de réunion votre patron aurait conclu par:

1. Jean tu nous prépares une analyse de la concurrence à présenter le mardi 15 février à 10H00
2. Moussa tu nous détermines le NPS du produit X à présenter le jeudi 28 février
3. Nafy tu nous prépares un tableau des coûts de matières premières par fournisseur pour le mardi 15 février
4. Notre prochaine réunion est fixée le mardi 15 février à 10H00 pour faire le point.

Arrêtez de dire « les meilleurs délais » et fixer une date précise de fin pour mieux prioriser les taches

Un autre avantage de fixer les dates de fin est qu’il nous pousse à reprioriser les tâches. Si, au lieu de « j’ai besoin de ce rapport dans les meilleurs délais » votre patron vous dit: « j’ai besoin de ce rapport ce vendredi 13 à 09H00 avant le prochain CODIR » et que vous travailliez sur une autre tâche toute aussi importante qu’il vous a confiée. Vous pouvez bien lui rétorquer « Très bien, mais pour que je vous livre le rapport ce vendredi 13, je dois mettre en pause la tâche X sur laquelle je travaille maintenant est-ce que vous confirmez ce choix? » Cela pousse donc, votre patron à revoir sa demande et à faire un choix plus judicieux.

Les bonnes intentions, les compétences individuelles ou encore la chance ne suffisent pas. Les équipes hautement performantes ne doivent pas leur succès aux seules intentions, bonnes volontés et compétences individuelles de ses membres. Elles développent une culture axée sur des engagements précis et la responsabilisation mutuelle: elles fixent des dates de fin précises et bannissent l’expression « meilleurs délais » de leur vocabulaire.

Que ça soit dans notre Programme de développement du leadership ou de Gestion de Projet, les participants découvrent et s’approprient de nouveaux outils pour créer une culture de collaboration centrée sur l’humain et obtenir des résultats exceptionnels dans n’importe quel espace de collaboration.